Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Villa Klubiranta Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 30.6.2022. Villa Klubiranta Oy on majoitus- ja ravitsemusalan yritys, joka tuottaa asiakkailleen majoitus- ja ravintolapalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyn ja suojauksen periaatteet, joiden avulla Villa Klubiranta Oy rekisterinpitäjänä suojaa henkilötietoja eri tilanteissa.

1. Rekisterinpitäjä

Villa Klubiranta Oy
Haukilahdentie 10
35600 Halli
[email protected]

Y-tunnus: 3263601-1

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Jenni Kunnas
+358 50 345 0487
[email protected]

3. Rekisterin nimi ja tarkoitus

Asiakasrekisterin nimi on Villa Klubiranta Oy:n asiakasrekisteri. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteiden ylläpito sekä markkinointi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään kaksi vuotta siitä hetkestä kun tietoihin on viimeksi tehty muutoksia.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

www.villaklubiranta.fi -verkkosivuilla kerätään nimetöntä kävijätietoa Google Analyticsin kautta. Tämä tarkoittaa, että kävijälle annetaan sivun auettua merkkitunniste, eli eväste, jonka avulla Google Analytics tilastoi kävijöiden vierailua sivustolla. Jos evästeen hyväksyttyä palaa myöhemmin sivuille samalta laitteelta, rekisteröi Google Analytics tämänkin, mutta kävijätietoa ei yhdistetä henkilöön.

www.villaklubiranta.fi -verkkosivuston palvelin kerää myös nimetöntä tietoa kävijöistä, kuten IP-osoite, selaintyyppi, operaattori, lähtösivu, poistumissivu, ajankohta ja sivustolla vierailun kulku. Nimetöntä palvelintietoa voidaan lähettää sivuston ylläpitäjälle.

Henkilötietoja käsitellään, kun sivustokävijä ostaa majoituspalveluita www.villaklubiranta.fi -sivulla ja sen varausjärjestelmässä. Henkilötietoja käsitellään myös yhteydenottolomakkeiden ja muiden mahdollisten lomakkeiden täytön yhteydessä. Varausjärjestelmän tietoja käytetään ainoastaan majoituspalveluiden tuottamiseen ja lomakkeiden tietoja asiakaspalvelun tuottamiseen.

Google Analyticsin nimetöntä kävijätietoa käytetään raportointiin ja tilastointiin sivujen kävijöistä, sekä markkinointitoimenpiteiden kuten tiedotejulkaisujen mittaamiseen.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kun on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

– Facebook
– Google
– MailChimp

Tietojen luovutuksen syynä on parempi ja kohdennettu markkinointi.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).